- Las videoconferencias ahora son parte regular del trabajo, lo que obliga a las empresas a encontrar las mejores configuraciones para estas nuevas formas de trabajar. Las empresas deben equipar a sus colaboradores con las herramientas y el software adecuados para mantenerse al día y prosperar en este nuevo entorno.
Para las empresas que operan con equipos remotos o híbridos, lograr la mejor configuración de equipos para videoconferencia es crucial, dado que replica asertivamente las discusiones y la colaboración que tradicionalmente se llevan a cabo en reuniones físicas. Sin embargo, armar la configuración ideal puede ser un desafío debido al equipo necesario y los diversos paquetes de software. Profundicemos en más detalles sobre lo que se necesita para crear una buena configuración de videoconferencia.
Hardware para la mejor configuración de videoconferencia
Para la mejor configuración de videoconferencia, es importante invertir en el hardware adecuado. En un nivel básico, cualquier persona que participe en una videoconferencia necesitará una computadora o un dispositivo capaz de ejecutar el software de videoconferencia. Sin embargo, también se requiere hardware adicional.
Invierta en el monitor adecuado
La videoconferencia combina tanto elementos de audio como visuales; la pieza clave de hardware vinculada al elemento visual es el monitor, por lo que es importante hacer la selección correcta. Querrá encontrar un monitor con una alta tasa de refresco y una pantalla lo suficientemente grande para usar cómodamente el software de videoconferencia.
Algunos monitores están especialmente diseñados para la videoconferencia y vienen con una cámara web, altavoces y un micrófono integrado, ahorrando el tiempo y la molestia de comprar esos artículos por separado. Invertir en uno de estos monitores también asegura que los colaboradores tengan el nivel de calidad que necesitan.
También podría ser útil tener un escritorio extendido para expandir la configuración de videoconferencia. Por ejemplo, se puede emparejar un monitor táctil con una PC de escritorio a través de un cable USB-C. Esto permite asistir a una videoconferencia en el monitor de escritorio mientras se toman notas o se han presentaciones usando un lápiz óptico en la pantalla táctil.
Adquiera un buen micrófono
Si no optas por un monitor de videoconferencia, o cualquier otro monitor que venga con un micrófono incorporado, necesitará adquirir uno por separado que le permita ser escuchado claramente por sus colegas.
Generalmente, el micrófono ideal debe ofrecer audio claro con mínima distorsión. La mayoría del software moderno de videoconferencia puede eliminar el ruido de fondo, como tecleo, aire acondicionado o sonidos de la calle, que pueden distraer a los participantes durante una llamada. Algunas características opcionales a considerar incluyen un filtro anti-pop, que ayuda a reducir los sonidos «pop» asociados con palabras “plosivas”, como aquellas que comienzan con ‘p’, ‘t’ y ‘b’.
La mayoría de los micrófonos usados para videoconferencia son unidireccionales, captando el sonido directamente frente al micrófono. Sin embargo, hay otras opciones disponibles, incluyendo micrófonos omnidireccionales, que captan sonido de todos lados. Esto puede ser útil para quienes tienen necesidades más avanzadas.
Compre altavoces o auriculares
También necesitará escuchar a los demás en una reunión virtual, lo que significa que requiere de altavoces, un auricular de alta calidad, o ambos dispositivos. Los auriculares son ideales para bloquear cualquier otro sonido en su entorno, permitiéndole concentrarse más en la videoconferencia. Por lo general, también incluye un micrófono incorporado.
Por otro lado, los auriculares pueden no ser ideales en cualquier situación donde los empleados necesiten poder escuchar su entorno, y los altavoces pueden ser mejores para esto. El principal inconveniente de los altavoces es que pueden distraer a otros trabajadores en el mismo espacio, especialmente si no están participando en la misma videoconferencia.
Esto significa que los altavoces pueden no ser adecuados para configuraciones híbridas, donde las personas están físicamente presentes en el mismo lugar. Sin embargo, la decisión final entre altavoces o auriculares dependerá de las circunstancias.
Cámara web externa o incorporada
Otra decisión similar que se debe tomar es entre usar una cámara web externa o una que esté incorporada en el monitor. El principal beneficio de usar una cámara web externa es la mayor flexibilidad. La idea es que pueda posicionar la cámara web con más libertad e incluso moverla durante una videoconferencia.
Por el contrario, una cámara web incorporada estará en una ubicación fija, conectada al monitor. La ventaja de esta configuración es que puede mirar su pantalla y parecer que está mirando hacia la cámara, lo que puede dar la impresión de hacer contacto visual con otros en la reunión. Algunas cámaras web incorporadas tienen deslizadores de privacidad para evitar los posibles riesgos de hackeo de la cámara web.
Cuando la calidad de la imagen es la principal prioridad, una cámara web separada será la mejor opción porque hay más espacio para lentes de alta calidad y capacidades de enfoque automático. Sin embargo, una cámara web incorporada es más fácil de configurar y mantener, ya que generalmente está lista para usar de inmediato. Además, los últimos monitores de videoconferencia están reduciendo la brecha con las cámaras web externas al ofrecer características cada vez más avanzadas, como inclinación de la cámara, luces frontales LED, micrófonos incorporados e incluso compatibilidad con el inicio de sesión de reconocimiento facial de Windows Hello.
Soluciones de videoconferencia
La opción de software más obvia que necesitará es un paquete de videoconferencia dedicado. Este es el software que los participantes van a usar para conectarse y utilizar la tecnología de audio y visual. Crucialmente, el software va a facilitar la comunicación en tiempo real entre múltiples personas a la vez. Existe una amplia gama de diferentes soluciones de videoconferencia en el mercado, pero algunas de las más populares y conocidas incluyen Microsoft Teams, Zoom y Google Meet. La popularidad de estas opciones también las convierte en las apuestas más seguras cuando su videoconferencia pueda involucrar a terceros.
Las características exactas de cada una de estas aplicaciones varían, pero ofrecen funcionalidades básicas similares, permitiendo a los empleados verse y escucharse entre sí mientras hacen uso de otras herramientas de comunicación. Por lo tanto, su software elegido va a depender de la preferencia personal o de la compatibilidad con otro software que utilice con fines laborales.
Software de pizarra digital
En el entorno empresarial actual, donde la velocidad es fundamental, los equipos a menudo enfrentan el desafío de mantenerse conectados y alineados, especialmente cuando los miembros están dispersos en diferentes ubicaciones. Las herramientas colaborativas digitales intervienen para cerrar esta brecha, ofreciendo una solución práctica para las operaciones diarias.
Imagine un escenario donde un equipo de proyecto, distribuido en tres ciudades diferentes, necesita ajustar rápidamente su estrategia basada en los nuevos comentarios de los clientes. Los miembros del equipo pueden participar en una sesión improvisada, bosquejando ideas en una pizarra virtual. Mientras hacen brainstorming, los cambios son visibles al instante para todos los participantes, permitiendo comentarios inmediatos y ajustes iterativos.
Estas herramientas mejoran la flexibilidad y la accesibilidad, optimizando la organización y gestión de correos electrónicos y comunicaciones de proyecto en curso. Esto garantiza que los miembros del equipo reciban actualizaciones en tiempo real, ayudando a mantener a todos en la misma página con el mínimo retraso. El uso de herramientas colaborativas digitales ofrece un potencial transformador para la dinámica del equipo. Algunas herramientas colaborativas digitales integrales, como TeamOne de ViewSonic, cuentan con herramientas integradas impulsadas por IA, que incluyen escritura mejorada, gestos manuales y reconocimiento de escritura a mano. Estas herramientas son adaptables a diferentes dispositivos, desde computadoras portátiles y tabletas con pantalla táctil hasta pantallas interactivas de gran formato, lo que las hace adecuadas para diversos entornos de salas de reuniones.
Consideraciones finales
Configurar el sistema de videoconferencia ideal nunca ha sido más crucial tanto para empresas como para individuos. Esto requiere seleccionar la combinación adecuada de hardware y software, incluyendo cámaras web, micrófonos, altavoces y auriculares. Para mejorar aún más la calidad de sus videoconferencias, considere adquirir una solución adecuada de software de videoconferencia o de pizarra digital.
Si prefiere una solución más sencilla sin la necesidad de ensamblar varios componentes, puede considerar un monitor de videoconferencia, que integra la mayoría de las características necesarias en un solo dispositivo. Si está cansado de reuniones poco productivas, descubra cómo cambiar eso en nuestra guía completa aquí o explore una variedad de dispositivos diseñados específicamente para videoconferencias de ViewSonic.
Equipo Prensa
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